Ideas para establecer una buena comunicación

Ideas para establecer una buena comunicación




El correo electrónico junto con las redes sociales se ha convertido en el sistema por excelencia para las comunicaciones. El e-mail es útil y práctico. A continuación algunos factores para mejorar la comunicación con nuestra audiencia, prospectos y futuros clientes, así como también algunos hábitos y principios básicos que debemos tener en cuenta al momento de redactar un email , articulo ó publicación , con el fin de establecer esa empatía y afinidad que nos conduzca a ganarnos la confianza de ellos y poder establecer verdaderas relaciones duraderas.

3 Factores determinantes para una acción constructiva.

•  Ambiente. Se trata de crear un ambiente favorable, de hacer percibir al receptor que el mensaje o los mensajes que recibirá serán en su beneficio. De esa manera estará esperando cada nueva informaciónque usted le remita.

•  Actitud. Todo comienza con el emisor. Debe escribir con actitud constructiva y pensando en llevar mejora continua al receptor. Por su parte, el receptor debe aceptar que para aprender, se requiere paciencia, perseverancia y estar dispuesto a desaprender lo que ya no es de utilidad para aprender nuevos conceptos.

•  Acción. Un buen ambiente y la actitud correcta para aprender no sirve de nada si la persona receptora se queda con esa información y no hace nada, tomar acción es fundamental. Recuerde que nadie paga por lo que usted dice que sabe. SI le pagarán con lo que usted dice que sabe.

Escribir requiere incorporar estos 9 hábitos a su vida

1. Sea amable. Evite ser brusco o vulgar. Tanto si la información que recibe es gratis o paga, considere el tono de su mensaje. Cuando escriba, póngase en el lugar del receptor. Piense como serán recibidas sus palabras. Piense como reaccionaría usted si recibiera lo que acaba de escribir.

2. Lea su mensaje antes de enviarlo. Y, si tiene dudas, espere… el tiempo que crea conveniente. Esto es aconsejable si está enfadado. Usted tiene que darse a sí mismo la oportunidad de reconsiderar.

3. Visualice a su receptor y piense como transmitir la información, que decir para que tome acción, que haga lo que usted pretende que haga.

4. Produzca valor agregado. En la comunicación escrita no hay voz, y por lo tanto usted tiene que pintar con palabras lo que quiere decir. Hacer cálido un mensaje y ofrecer algo que sea de interés del otro y que le sea difícil de conseguir. A tal fin, usted puede crear un informe gratis sobre un tema de su especialidad y ofrecerlo como valor agregado contribuyendo así a reforzar la relación.

5. No recurra jamás al anonimato. Comunique abiertamente, use frases directas, sea sincero y diga quien es usted y donde puede conocerle mejor. El medio mas fácil es un sitio web: “visite nuestro sitio y conózcanos”

6. Haga seguimiento. No pierda el rastro de las personas que manifestaron interés en lo que usted vende. Si usted no hace
seguimiento a su potencial cliente por lo menos 5 veces después de enviar su mensaje inicial, usted está perdiendo mucho dinero por falta de ventas y por los costos en que incurre al iniciar una campaña sin seguimiento.

7. Tenga claros los objetivos que desea conseguir. Es la única manera que usted puede comunicar con claridad.

8. Sea rápido en responder los correos que reciba. Lo ideal es contestar al momento de recibirlo y si tiene que contestar la solución a un problema o aclarar una situación, tómese su tiempo para contestar pero que el mismo no exceda las 24 horas.

9. Dentro de lo posible, evite enviar spam. Se trata de ese correo no solicitado enviando publicidad, productos dudosos, listas de noticias no deseadas, etc.

Nadie le comprará si usted, primeramente no se ha ganado su confianza.

Y cómo ganarse la confianza?

Los pasos podrían ser los siguientes:

1. Prepare un informa especial de interés de su público objetivo que lo puede entregar en 10 entregas diferentes, en plazos cada 7
días por ejemplo.

2. Habilite un autorespondedor secuencial, cargue su informe especial

3. Ofrezca por todos los medios posibles ese informe gratis (no su producto). El público interesado en el tema, lo solicitará.

4. El sistema autorespondedor le responderá la solicitud en menos de 30 segundos, le notifica a usted de quien ha pedido el informe y, automáticamente, crea una base de datos a la cual solamente tiene acceso usted con la clave de habilitación.

5. Cómo hacer conocer lo que vende? Muy sencillo. En cada entrega de su informe gratuito, usted agrega (al principio o al final
del mismo) indicaciones de las ventajas de poseer o saber mas sobre su producto o servicio y lo invita, ya sea a visitar su sitio
web o a solicitarle información a su email personal para de esa forma, responder a inquietudes concretas de ellos.

Principios básicos para escribir mensajes:

1- Defina con exactitud cual es su objetivo, quien es el receptor de su mensaje, que decir para conseguir lo que se propone. También es bueno preguntarse si este es el momento oportuno para escribir a esa persona.

2- Personalice sus mensajes. La otra parte tiene que percibir que el mensaje ha sido pensado exclusivamente para él.

3- Evite escribir sin haber hecho previamente un análisis de lo que debe responder. Evite escribir enfadado y evite la confrontación. Se pueden escribir cosas de las que luego puede arrepentirse.

4- No responda ni escriba si su actitud y el ambiente de trabajo que vive en ese momento no es el adecuado.

5- Evite utilizar palabras hirientes. Muchas veces agrava el problema y dificulta la solución.

6- Transmita la idea lo mas concretamente posible. Luego de escribir su mensaje, trate de eliminar palabras. Una idea puede ser expresada en menos de 20 palabras.

7- El tamaño de un email no debería sobrepasar una pantalla. Si son varios temas, podría enviar varios emails focalizados en cada uno de ellos.

8- Utilice formas de cortesía simples y familiares: hola, buenos días, gracias, por favor… Agregue expresiones agradables con una forma de ser natural y espontánea.

9- Nunca, nunca, deje de escribir el “asunto”. Además, el asunto debe tener un título lo suficientemente atractivo como para que el receptor se sienta interesado en leer el contenido. Mucha gente, quizás por desconocimiento, no editan el “asunto”. Esos mensajes suelen eliminarse sin ser leídos, principalmente porque suelen ser portadores de virus.

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